Xem mục lục (11 mục)
Một tờ hóa đơn tiền phòng rõ ràng giúp khách trả nhanh hơn và hỏi lại ít hơn. Ngược lại, tin nhắn kiểu "tháng này em gửi anh 3 triệu 7 nhé" gần như chắc chắn kéo theo câu hỏi "sao tháng này cao thế?". Bài viết liệt kê các mục nên có trên hóa đơn tiền phòng trọ, một ví dụ có số cụ thể, cách tính tiền phòng khi khách vào giữa tháng và mẫu tin nhắn gửi qua Zalo.
Hóa đơn tiền phòng khác hóa đơn điện tử thế nào?
Trong bài này, "hóa đơn tiền phòng" là bảng kê các khoản phải trả hằng tháng mà chủ nhà gửi người thuê — giống phiếu báo tiền. Nó khác với hóa đơn điện tử theo quy định về thuế, loại chứng từ mà hộ kinh doanh có doanh thu từ ngưỡng quy định trở lên phải lập (Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ). Nếu bạn thuộc diện phải dùng hóa đơn điện tử, hãy hỏi cơ quan thuế quản lý; còn bảng kê tiền phòng hằng tháng thì nhà trọ nào cũng nên có.
Các mục cần có trên hóa đơn tiền phòng
Thông tin chung
- Tên nhà trọ / cơ sở và số điện thoại liên hệ.
- Số phòng, tên người thuê (người đứng tên hợp đồng).
- Kỳ tính tiền, ví dụ "Tháng 10/2026", hoặc "Tháng 10 – 12/2026" nếu hợp đồng thu nhiều tháng một lần.
- Mã hóa đơn duy nhất, ví dụ
HD26100039— dùng làm nội dung chuyển khoản để đối soát.
Các khoản tiền
- Tiền phòng của kỳ; nếu khách vào hoặc ra giữa tháng thì ghi số ngày tính tiền.
- Tiền điện: chỉ số cũ, chỉ số mới, số kWh, đơn giá hoặc cách chia bậc thang.
- Tiền nước: chỉ số đồng hồ và số m³, hoặc số người × đơn giá nếu tính theo người.
- Dịch vụ: internet, rác, vệ sinh, gửi xe… kèm số lượng (số người, số xe).
- Phụ thu / giảm trừ: sửa chữa do khách làm hỏng, giảm giá thỏa thuận — ghi lý do.
- Nợ kỳ trước hoặc tiền khách trả dư được trừ.
- Tổng cộng, viết thêm bằng chữ khi in giấy.
Thanh toán
- Hạn thanh toán.
- Số tài khoản, tên ngân hàng, tên chủ tài khoản, số tiền và nội dung chuyển khoản (mã hóa đơn).
- Mã VietQR có sẵn số tiền và nội dung để khách quét là trả, không gõ sai.
Ví dụ một hóa đơn tiền phòng tháng
Số liệu dưới đây là ví dụ giả định cho phòng 101, 2 người, 1 xe máy:
| Khoản | Chi tiết | Thành tiền (₫) |
|---|---|---|
| Tiền phòng | Tháng 10/2026 | 3.200.000 |
| Tiền điện | 1.250 → 1.380 = 130 kWh, bậc thang EVN, gồm VAT 8% | 294.948 |
| Tiền nước | 5 m³ × 15.000 (đơn giá giả định) | 75.000 |
| Internet | 1 phòng | 100.000 |
| Gửi xe | 1 xe | 100.000 |
| Làm tròn | 52 | |
| Tổng cộng | Ba triệu bảy trăm bảy mươi nghìn đồng | 3.770.000 |
Tiền điện 294.948 ₫ được tính theo đúng biểu giá bậc thang hiện hành — cách chia từng bậc có trong bài giá điện nhà trọ 2026 và ví dụ tính. Dòng làm tròn nên ghi riêng: thiếu dòng này, khách cộng các khoản sẽ lệch tổng vài chục đồng và thắc mắc.
Tính tiền phòng khi khách vào hoặc ra giữa tháng
Cách phổ biến là tính theo số ngày ở thực tế:
Tiền phòng = Giá thuê tháng × Số ngày ở ÷ Số ngày của tháng
Ví dụ: giá thuê 3.000.000 ₫/tháng, khách nhận phòng ngày 20/10/2026. Tháng 10 có 31 ngày, khách ở từ 20 đến 31 là 12 ngày: 3.000.000 × 12 ÷ 31 ≈ 1.161.290 ₫.
Một số nhà trọ chia cho 30 ngày cố định, hoặc thu tròn nửa tháng. Cách nào cũng được, miễn ghi rõ trong hợp đồng và áp dụng giống nhau cho mọi phòng. Riêng tiền điện nước nên tính theo chỉ số thực tế lúc bàn giao, không chia theo ngày.
Mẫu tin nhắn gửi hóa đơn qua Zalo
Đa số khách đọc hóa đơn trên điện thoại. Một tin nhắn tốt nên đọc được ngay, không cần mở tệp đính kèm:
Nhà trọ An Cư xin gửi anh Minh:
Phòng 101 - Tháng 10/2026 (hóa đơn HD26100039)
- Tiền phòng: 3.200.000 ₫
- Tiền điện (130 kWh): 294.948 ₫
- Tiền nước (5 m³): 75.000 ₫
- Internet: 100.000 ₫
- Gửi xe (1 xe): 100.000 ₫
- Làm tròn: 52 ₫
Tổng cộng: 3.770.000 ₫
Hạn thanh toán: 05/11/2026
Chuyển khoản: <Ngân hàng> - STK <số tài khoản> - <Tên chủ tài khoản>
Số tiền: 3.770.000 ₫
Nội dung: HD26100039
Vui lòng thanh toán trong hạn. Cảm ơn bạn!
Mẹo nhỏ: gửi kèm ảnh mã VietQR hoặc link xem hóa đơn để khách quét ngay; dùng mã hóa đơn làm nội dung chuyển khoản để khi tiền về biết ngay là của phòng nào. Chi tiết xem bài thu tiền phòng bằng VietQR.
Những lỗi thường gặp
- Chỉ ghi tổng tiền: khách không kiểm tra được, dễ nghi ngờ.
- Thiếu chỉ số điện nước: không có căn cứ khi khách thắc mắc — nên chụp ảnh công tơ làm bằng chứng.
- Nội dung chuyển khoản tự do: "ck tien nha" khiến chủ nhà phải dò từng giao dịch.
- Quên trừ tiền dư / cộng nợ cũ: khách trả dư tháng trước nhưng tháng này vẫn bị thu đủ.
- Đơn giá điện cao hơn quy định: thu của người thuê cao hơn giá quy định có thể bị xử phạt — xem mức tham chiếu trong bài giá điện nêu trên.
Lập hóa đơn tiền phòng tự động với OmniStay
Với OmniStay, sau khi nhập chỉ số điện nước, bạn lập hóa đơn cho cả nhà trong một lần:
- Hóa đơn có đủ các mục ở trên: tiền phòng (tự tính theo ngày khi vào / ra giữa tháng), điện bậc thang hoặc một giá, nước, dịch vụ theo phòng / người / xe, phụ thu, giảm trừ, tiền dư kỳ trước, dòng làm tròn.
- Mỗi hóa đơn có mã VietQR đúng số tiền, nội dung là mã hóa đơn; in hóa đơn A5 có số tiền bằng chữ.
- Sao chép tin nhắn hóa đơn như mẫu trên để gửi Zalo / SMS trong một chạm; nhắc nợ hàng loạt theo mức quá hạn.
- Từ gói Chuyên nghiệp: khách xem hóa đơn, quét mã và xem ảnh công tơ trong app khách thuê; tiền về qua SePay / Casso được tự gạch nợ.
Lập hóa đơn và VietQR có trong mọi gói — xem bảng giá OmniStay hoặc tìm hiểu phần mềm quản lý nhà trọ.
Tóm tắt
- Hóa đơn tiền phòng là bảng kê gửi khách, khác hóa đơn điện tử theo quy định về thuế.
- Ghi đủ: kỳ, mã hóa đơn, từng khoản có chỉ số / số lượng, nợ cũ hoặc tiền dư, tổng cộng, hạn thanh toán.
- Tính tiền phòng theo ngày khi vào / ra giữa tháng, điện nước theo chỉ số thực tế — và ghi cách tính trong hợp đồng.
- Gửi tin nhắn đọc được ngay, kèm VietQR và nội dung chuyển khoản là mã hóa đơn.