Xem mục lục (17 mục)
Một bản hợp đồng thuê phòng rõ ràng là "lá chắn" tốt nhất cho cả chủ nhà và người thuê. Phần lớn tranh chấp về tiền cọc, tiền điện nước hay chuyện trả phòng trước hạn đều bắt nguồn từ những điều khoản mơ hồ hoặc chỉ thỏa thuận miệng. Bài viết này liệt kê các điều khoản nên có trong hợp đồng thuê phòng trọ, chung cư mini và những lưu ý khi soạn.
Bài viết mang tính tham khảo chung, không thay thế tư vấn pháp lý. Với hợp đồng giá trị lớn hoặc tình huống phức tạp, hãy tham khảo luật sư hoặc văn phòng công chứng.
Hợp đồng thuê phòng có cần công chứng không?
Hợp đồng thuê nhà ở chịu sự điều chỉnh của Bộ luật Dân sự và Luật Nhà ở. Theo Luật Nhà ở, hợp đồng thuê nhà ở không bắt buộc công chứng, chứng thực, trừ khi các bên có nhu cầu. Tuy vậy, hợp đồng nên được lập thành văn bản, có chữ ký của các bên, mỗi bên giữ một bản. Văn bản này còn là giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp khi người thuê đăng ký tạm trú.
12 điều khoản nên có
1. Thông tin các bên
Họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân (CCCD), địa chỉ thường trú, số điện thoại của bên cho thuê và bên thuê. Nếu nhiều người ở chung, ghi rõ ai là người đứng tên hợp đồng và danh sách người ở cùng.
2. Thông tin phòng cho thuê
Địa chỉ, số phòng, tầng, diện tích, các trang thiết bị bàn giao (điều hòa, nóng lạnh, giường, tủ…) và tình trạng của chúng. Nên kèm biên bản bàn giao có ảnh chụp.
3. Thời hạn thuê
Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, cách gia hạn. Nên quy định rõ: hết hạn mà hai bên chưa ký gia hạn nhưng người thuê vẫn ở thì áp dụng điều khoản cũ hay giá mới.
4. Giá thuê và điều chỉnh giá
Giá thuê mỗi tháng (ghi bằng số và bằng chữ), giá đã gồm những gì (internet, nước, vệ sinh…). Nếu dự kiến tăng giá, ghi rõ thời điểm, mức tối đa và thời gian báo trước.
5. Kỳ thanh toán và hình thức
Thu theo tháng hay 2, 3, 6 tháng một lần; hạn thanh toán (ví dụ trước ngày 5 hằng tháng); hình thức chuyển khoản (số tài khoản, tên chủ tài khoản, nội dung chuyển khoản) hoặc tiền mặt có phiếu thu. Thỏa thuận cách xử lý khi chậm thanh toán.
6. Tiền đặt cọc
Số tiền cọc, thời điểm nộp, mục đích (bảo đảm thực hiện hợp đồng) và điều kiện hoàn trả: trả khi nào, khấu trừ những khoản gì (tiền phòng còn nợ, điện nước tháng cuối, hư hỏng ngoài hao mòn tự nhiên). Đây là điều khoản hay gây tranh cãi nhất, nên càng cụ thể càng tốt.
7. Điện, nước và dịch vụ
Cách tính tiền điện (bậc thang, định mức theo người hay giá cố định — xem bài cách tính tiền điện nhà trọ), tiền nước (theo khối hay theo người), phí dịch vụ (internet, vệ sinh, gửi xe, thang máy). Ghi rõ ngày chốt chỉ số và chỉ số đầu khi bàn giao.
8. Quyền và nghĩa vụ của bên cho thuê
Bàn giao phòng đúng hiện trạng, bảo đảm điện nước, sửa chữa hư hỏng không do lỗi người thuê, không tự ý vào phòng khi chưa báo trước (trừ trường hợp khẩn cấp), hỗ trợ thủ tục tạm trú.
9. Quyền và nghĩa vụ của bên thuê
Sử dụng đúng mục đích để ở, giữ gìn tài sản, thanh toán đúng hạn, chấp hành nội quy, không tự ý cho người khác thuê lại, cung cấp thông tin để đăng ký tạm trú đúng quy định.
10. Nội quy chung
Giờ giấc, khách đến chơi, nuôi thú cưng, phòng cháy chữa cháy (không nấu ăn bằng bếp than trong phòng, không sạc xe điện ở khu vực cấm…), để xe, vệ sinh chung. Có thể đính kèm thành phụ lục.
11. Chấm dứt hợp đồng trước hạn
Thời gian báo trước (ví dụ 30 ngày), các trường hợp được đơn phương chấm dứt, hậu quả với tiền cọc khi một bên vi phạm. Nên tách rõ: người thuê báo trước đúng hạn thì được hoàn cọc; không báo trước thì xử lý thế nào.
12. Thanh lý hợp đồng
Quy trình khi trả phòng: chốt chỉ số điện nước, kiểm tra tài sản, lập biên bản thanh lý ghi các khoản còn phải thu / phải trả, cấn trừ tiền cọc và thời hạn hoàn trả phần chênh lệch.
Những lỗi thường gặp khi soạn hợp đồng
- Chép mẫu trên mạng nhưng không sửa: điều khoản không khớp với cách bạn thật sự thu tiền.
- Không ghi chỉ số đầu: tháng đầu tiên không có căn cứ tính điện nước.
- Tiền cọc "tùy chủ nhà quyết": điều khoản mơ hồ, dễ bị xem là không công bằng khi có tranh chấp.
- Không cập nhật người ở: thêm người nhưng không ghi vào hợp đồng, ảnh hưởng tiền dịch vụ theo người và đăng ký tạm trú.
- Không lưu bản ký: chỉ có một bản và bị thất lạc.
Quản lý hợp đồng trên phần mềm
Khi số phòng tăng, việc theo dõi hợp đồng nào sắp hết hạn, ai đã nộp đủ cọc, ai thêm người ở trở nên khó khăn nếu chỉ dùng giấy. Với OmniStay, bạn có thể:
- Tạo hợp đồng, quét mã QR trên CCCD để tự điền thông tin người thuê, thêm / bớt người ở.
- In hợp đồng thuê phòng theo mẫu với thông tin điền sẵn, đọc số tiền bằng chữ tự động.
- Theo dõi tiền cọc thỏa thuận, đã thu, còn thiếu; thu cọc từng phần có mã VietQR.
- Thu tiền theo kỳ 1, 2, 3, 6 tháng — hóa đơn chỉ lập khi đến kỳ.
- Gia hạn hoặc thanh lý hợp đồng: tự cấn trừ tiền cọc đã thu với các khoản còn nợ.
- Theo dõi danh sách người ở để khai báo tạm trú.
Các tính năng hợp đồng có trong mọi gói — xem chi tiết tại bảng giá.
Kết luận
Một hợp đồng tốt không cần dài, nhưng phải cụ thể ở những điểm hay xảy ra tranh chấp: tiền cọc, điện nước, kỳ thanh toán và chấm dứt hợp đồng. Hãy rà lại mẫu hợp đồng bạn đang dùng theo 12 điều khoản ở trên, bổ sung phần còn thiếu, và lưu trữ hợp đồng sao cho tra cứu được nhanh khi cần.